ЕГАИС и алкоголь: Больше не головная боль, а четкий порядок в iiko

Если вы торгуете алкоголем, то словосочетание «подтвердить закупку в ЕГАИС» наверняка вызывает у вас легкий трепет. Государство требует строгой отчетности за каждой бутылкой: от момента поступления от поставщика до продажи гостю или, увы, списания по причине боя.

Но что, если мы скажем вам, что этот процесс можно не просто «переживать», а выстроить так, что он будет работать на вас — предотвращая пересортицу, кражи и ошибки в учете? Система iiko дает вам в руки все инструменты для этого. Давайте разберемся, как работать с алкоголем легко и в рамках закона.

Для начала забудем о сложных терминах. Представьте, что у вас в учете есть три виртуальных склада для алкоголя:

• Регистр №1 (Склад). Это «строгий режим». Сюда алкоголь попадает от поставщика. Каждое движение (приход, возврат) должно сопровождаться не только названием, но и сопроводительными документами — Справкой 1 и Справкой 2. Это основа легальности ваших запасов.
• Регистр №2 (Торговый зал). Это «упрощенный режим». Сюда вы перемещаете алкоголь для текущих продаж. Учет ведется только по наименованию, без постоянного указания справок. Идеально для баров и ресторанов с высоким оборотом.
• Регистр №3 (Помарочный учет). Это «цифровой двойник» каждой бутылки. Он не создает отдельный остаток, а просто привязывает уникальные акцизные марки к Справке 2 из Регистра №1. Нужен для контроля за крепким алкоголем.

Золотое правило: Остатки партионного алкоголя (учтенного партиями) живут на 1-м и 2-м регистрах, а помарочного (где важна каждая бутылка) — на 1-м и 3-м.

Вот пошаговый алгоритм, который превращает сложный процесс в рутину.

1. Приемка: «Встречают по одежке... и по марке»
Получили от поставщика накладную ЕГАИС? Не спешите просто ставить галочку. Ваша главная задача — проверить, те ли бутылки и в том ли количестве вам привезли.

• Откройте накладную в iikoFront (на планшете или POS-терминале) и возьмите в руки сканер.
• Просканируйте акцизную марку на каждой бутылке. Система в реальном времени покажет зеленым цветом, если марка есть в накладной от поставщика, и оранжевым — если есть расхождения.
• Подтвердите приемку. После проверки всех бутылок нажмите «Подтвердить». Данные уйдут в iikoOffice для завершения обработки.

Зачем это вам? Вы сразу видите пересорт и можете оформить возврат неверно отгруженного товара до того, как он попадет в зал и создаст проблемы при продаже.

2. Перемещение в зал: «В бой идет не все»
После оприходования на склад (Регистр №1) партионный алкоголь (например, вино) можно смело переместить на Регистр №2 документом «Передача в торговый зал». А вот дорогой крепкий алкоголь с марками лучше оставить на Регистре №1 — чтобы при списании система автоматически учла его марки с Регистра №3.

3. Продажа (Вскрытие тары): «Главное событие»
Каждая вскрытая для гостя бутылка должна быть зафиксирована. Это можно делать двумя способами:

• Автоматически, через iikoFront. Бармен вскрывает бутылку, сканирует марку — и система сама формирует Акт списания в ЕГАИС с причиной «Реализация». Это самый простой и безошибочный путь.
• Вручную, через iikoOffice. Если вы предпочитаете централизованный подход, можно одним документом списать все проданные за день бутылки.

*Важный бонус от экспертом Академии iiko: iiko умная. Если бармен случайно попытается просканировать уже вскрытую бутылку, система предупредит его об этом.

4. Возвраты и перемещения: «Обратный ход»
Нужно вернуть товар поставщику или отправить в другой филиал? Помните простое правило: возврат и перемещение возможны только с Регистра №1.

• Если бутылка была в зале (на Регистре №2), сначала оформите документ «Возврат из торгового зала» в iiko.
• Затем создайте возвратную или расходную накладную ЕГАИС.

Мы слышим ваши самые частые опасения и спешим их развеять.

В: Нам нужно срочно пересчитать и просканировать ВЕСЬ старый алкоголь?
О: Нет! Сканировать нужно новые поставки (для проверки) и бутылки при их вскрытии. Старые остатки можно списывать, сканируя марки прямо с бутылок в момент продажи.

В: Что делать, если бутылка разбита или украдена?
О: Оформите Акт списания с причиной «Порча» или «Недостача». Для таких случаев указывать марку не обязательно (но если она известна — лучше указать).

В: А если марка повреждена и не сканируется?
О: Такую бутылку нельзя списать как «Реализацию». Спишите ее по другой причине («Порча»). «Зависшую» марку потом можно будет найти в ЕГАИС по остаткам и списать вручную.

В: Мы — ресторан. Как списывать алкоголь, который идет на готовку?
О: Ровно так же, как и проданный! Передавая бутылку на кухню, ее необходимо вскрыть (отсканировать марку) и списать с причиной «Реализация».

В: Это все сложно! Можно ли обойтись без сканирования на баре?
О: С июля 2018 года — нет. Акт списания без указания марок для крепкого алкоголя ЕГАИС не примет. Но поверьте, сканирование на баре занимает 2 секунды и спасает от огромных проблем с остатками в будущем.

Внедряя учет алкоголя через iiko, вы получаете не просто «отчет для государства», а мощный инструмент управления:

• Контроль поставок: Больше никакого пересорта «в слепую».
• Честный бар: Фиксация каждой вскрытой бутылки сводит к минимуму риски неучтенных продаж.
• Автоматизация рутины: iiko берет на себя формирование всех необходимых документов для ЕГАИС.

Пусть ваш алкогольный учет будет таким же безупречным, как и ваша кухня. Работайте с удовольствием и без штрафов!

Больше в нашем
Телеграм-канале